> Sistema completo de faxing con hylafax, frogfax y redmon.
0- La problemática:
Cuando una empresa o asociación necesita remitir a sus asociados o clientes un fax "a medida", las soluciones son caras, habitualmente malas y nada prácticas. Después de estudiar el tema, propongo una solución que ha demostrado su capacidad. Se basa en una combinación de correspondencia gracias a un paquete ofimático como office u openoffice. Se utiliza una base de datos y un documento de combinación, de tal manera que podamos crear documentos completamente personalizados. Estos documentos, creados bajo windows para satisfacer las necesidades habituales de usuarios de empresas, se remiten a un servidor Linux gracias a redmon, y frogfax permite la gestión de colas.
He tardado varios años en elegir las herramientas y configurarlas para dar un rendimiento óptimo; he probado todo tipo de programas y configuraciones, no conozco otro sistema que me brinde tanta facilidad. Preparar un envío de diez mil faxes en un P-III cochambroso y remitirlos a un servidor hylafax en otro P-III tarda menos de diez minutos. El envío depende solo del número de modems y de la calidad de la base de datos de faxes.
Hylafax es un servidor de fax bajo gnu/linux, tiene características avanzadas, es altamente configurable y permite un sinfín de opciones para adaptarse realmente a cualquier entorno.
Frogfax es un cliente para hylafax que corre bajo windows en las estaciones de la red local. Es un buen programa, GPL, escrito en Italia y fácil de usar.
Redmon es la pieza de software más útil que he instalado en mucho tiempo bajo windows. Permite instalar una impresora virtual que escribe en archivos Postscript o directamente en la entrada de otro programa, al más puro estilo linux. Redmon sirve de "pegamento" entre cualquier aplicación windows y una impresora u otro dispositivo de entrada en linux. Como bien dice la ayuda "Configuring RedMon is not a job for novices." (Configurar Redmon no es cosa de novatos), aunque tampoco sea para tanto.
Presento aquí un mini tutorial para instalar un sistema completo de manejo de faxes en red. El servidor, con Debian Etch, proporciona el servicio central, gracias a hylafax. Las estaciones bajo windows permiten el envío desde cualquier aplicación y la gestión de las colas del servidor.
- Instalación de hylafax y paquetes asociados
- Instalación de Frogfax
- Configuración de Redmon
1- Instalación de hylafax y paquetes asociados:
Si tenemos dificultades para configurar el módem, podemos probar la línea con el comando cu, entre otros. Por ejemplo, para probar un módem en el puerto serie 0 (que sería com1 en ruindos), tecleamos:
# cu -l ttyS0
La utilidad cu tiene un manejo un poco especial: para ver si la línea está funcionando, hacemos:
- "Alt Gr" + "4" (es el símbolo tilde: "~")
- Para salir: "Alt Gr" + "."
Una vez configurado, probamos desde la línea de comando a enviarnos un fax al móvil (Evidentemente, es solo par probar el módem, cortamos la llamada...). Así sabemos que todo va por buen camino: hylafax reconoce el módem y éste se habla correctamente con la línea de teléfono.
2- Instalación de Frogfax
Bajar de la página http://www.frogfax.com el paquete de instalación, y leemos las páginas de tutorial. Podemos elegir la versión "lite" o "full", elegí la segunda. Si deseamos una instalación que permita compartir carpetas de los clientes, hemos de descargar también la "Licencia", aunque sea un programa gratuito. También existe la posibilidad de compartir en un entorno de servidor bajo windows.
Instalamos como indica el tutorial, de la siguiente manera:
- Arrancar el programa de instalación frogfull.exe
- Elegir instalación típica
- Aceptar la instalación de Redmon y eventualmente de los iconos
Configuración del cliente Frogfax:
- Abrimos "Settings" y cumplimentamos los campos siguientes en la primera pestaña "User Informations"
- Usario: el nombre de usuario dado de alta en el servidor Hylafax, en mi caso "sebb".
- "WorkID": un nombre para identificar los trabajos en la cola. Cada usuario de la red debe tener un WorkID distinto, que se indica en esta ventanita.
- "E-mail Standard Fax Notification": una cuenta de email para conocer el estado de las colas.
- Las opciones "Working Folder" y "PhoneBook" vienen estipuladas por defecto.
- Podemos cumplimentar también los demás campos: "Fax Number", "Company", "Voice Number" y "Location".
- En la segunda pestaña "Hylafax", damos los datos del servidor:
- En "Server", entramos la IP de la máquina donde hayamos instalado Hylafax, en mi caso: 192.168.1.22.
- En "Port", el puerto por defecto de Hylafax, 4559, si no lo hemos cambiado durante la configuración de Hylafax.
- En "Login", el nombre de usuario que tenemos en Hylafax.
- En "Password", el password correspondiente al usuario de Hylafax.
- Los demás datos pueden quedarse tal cual o ser configurados al gusto.
- Guardamos las opciones con el botón "Save" abajo a la izquierda.
-3 Configuración de Redmon:
La configuración de Redmon parece muy difícil, y hasta esotérica si solo nos remitimos a la documentación oficial. Sin embargo, un poco de google y la edificante lectura de la página de Frogfax nos entrega la llave.
- Se supone que hemos instalado Redmon durante la instalación de Frogfax.
- ¡Cuidado! ¡¡Solo se puede instalar UNA vez Redmon!! ¡Si lo teníamos instalado ya, no hay que volver a instalarlo! Si hemos cometido un error y deseamos volver a instalar Redmon, ¡¡debemos desinstalarlo previamente!! gracias al icono deinstall de la carpeta donde reside. Si no llevamos correctamente este detalle, no funcionará. La configuración de Redmon no se hace en el programa, no busquemos, sino en una impresora virtual que vamos a crear seguidamente.
Instalación en Windows xp:
(Se siguen y traducen los pasos de la página de Frogfax)
- Abrimos en el "Panel de Control" de ruindos el icono "Impresoras y Faxes", elegimos "Agregar una impresora".
- Elegimos impresora local, sin detección automática, evidentemente pues no hay impresora instalada físicamente.
- Aceptamos el puerto "LPT1" u otro, ya que lo cambiaremos seguidamente.
- Elegimos la impresora "Apple Color LaserWriter 12/600" y en la ventana siguiente la llamamos Frogfax o Hylafax o como queramos.
- NO elegimos "imprimir página de prueba" y finalizamos.
- Vamos a las propiedades de la impresora que acabamos de crear, abrimos la pestaña "Puertos" y elegimos "Añadir Puerto", seleccionamos "Redirected Port", el puerto se llamará "RPT1:".
- En "Configurar Puerto", ponemos en el primer campo "Redirect this port to the program": "C:\Archivos de programa\Frog\bin\Frog.exe".
- En "Puertos", la "Compatibilidad bidreccional" ha de estar desactivada.
- En "Argument for this program" ponemos "fax".
- Marcamos la casilla "Run as User" (¡Muy importante, sino no funcionará nada!) y guardamos.
- En "Opciones Avanzadas", elegimos "Iniciar la impresión cuando la última página haya entrado en la cola" y en "Procesador de impresión", "RAW".
- En "Administración de Color", marcamos la primera casilla "Automático", y eliminamos cualquier perfil que haya en la ventanita de abajo, pues no queremos usar perfiles de color.
- Podemos marca la impresora virtual como predeterminada si lo deseamos.
- Se supone que ya funciona Redmon.
4- Preparar un envío masivo de faxes personalizados:
Ya que trabajamos bajo windows, usaremos el paquete office para preparar envíos masivos y presonalizados de fax. Se trata de remitir a cada número un fax con un contenido parecido, pero personalizado, es decir que podremos cambiar los datos del destinatario, nº de fax y teléfono, dirección, nombre de la persona de interés, etc. Si la base de datos contiene un campo memo, también podemos incluir un texto largo que podría ser parte del mensaje, llegando de esta guisa a automatizar completamente el envío de faxes totalemente distintos.
- Preparamos una base de datos en access, con los campos que deseamos personalizar, por ejemplo el nombre del destinatario, su título, su dirección, CP, población y provincia, etc.
- Abrimos microsoft word y elegimos crear un nuevo documento con "combinar correspondencia".
- Creamos el documento completo, dejando libre por el momento la parte del encabezado que queremos personalizar.
- Indicamos que usaremos la base de datos creada previamente.
- Insertamos los campos de combinación, que corresponden a los campos de access que van a variar en cada documento.
- Una vez terminado, elegimos "Combinar en impresora", con la impresora creada con Redmon.
- Cada fax saldra hacia hylafax a través de redmon, con la combinación de access, es decir que cada fax tendrá los datos exactos de su destinatario
- Este sistema muy rápido permite personalizar totalmente los envíos, como si estuvieran preparados a mano para cada destinatario. Redmon los entrega a la cola de hylafax y frogfax nos dará el estado de la cola así como la posibilidad de controlar los envíos.
Conclusión: este conjunto de herramientas permite utilizar un sistema "serio" y profesional de envío de faxes (hylafax), a la vez que nos deja trabajar bajo windows para que los usuarios no se encuentren despistados, y el control se efectúa también desde windows, con mucha facilidad. No conozco ningún otro programa o suite que permita llegar a un nivel de automatización y personalización tan fino y seguro. Es un buen ejemplo de cohabitación entre Linux y los sistemas propietarios.
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